Política de privacidad de Devora (DEV)
Aplica solo al piloto interno de la app «Devora (DEV)» en Microsoft Teams. Versión 1.0 · Aprobada por la Dirección de Softgic S.A.S. · Vigente desde el 8 de noviembre de 2026
1. Responsable del tratamiento
Softgic S.A.S., NIT 900395252-9, con domicilio en Carrera 48 # 76D Sur – 52, Oficina 302, Centro Comercial Mall Vegas Plaza, Sabaneta, Antioquia, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales de este piloto.
El piloto es interno: se ejecuta en el inquilino de Microsoft 365 «CM IA» (Collectivem01.onmicrosoft.com), que pertenece a Softgic S.A.S. y se usa solo para pruebas internas de Devora 2.0. No participa ningún cliente externo.
Contacto para privacidad, asuntos legales y ejercicio de derechos: legal@softgic.co.
2. Qué hace hoy la app
La app solo responde al mensaje «ping» con «pong» y una referencia de trazabilidad (por ejemplo «pong · Ref. tm_…»). A cualquier otro mensaje contesta con un aviso fijo. Para reconocer el comando, la app compara el texto recibido con la palabra «ping» mediante una regla fija, sin usar inteligencia artificial. No analiza el contenido de las conversaciones y no crea tareas.
3. Mensajes en Microsoft Teams y datos en Devora
- Microsoft Teams conserva la conversación completa (tus mensajes y las respuestas del bot) en Microsoft 365, según las políticas de retención del inquilino de Softgic S.A.S. Ese almacenamiento no forma parte de los sistemas de Devora.
- Devora solo almacena en sus propios sistemas los datos de la sección 4. No guarda el texto de los mensajes que escribes.
4. Qué datos almacena Devora
| Dato | Origen | Qué se hace |
|---|---|---|
| Texto del mensaje que escribes al bot | Microsoft Teams | Se procesa en memoria solo para reconocer el comando «ping». Devora no lo guarda en su base de datos ni en sus registros. |
| Identificador de tu usuario en Microsoft Entra ID y del inquilino | Microsoft Teams | Se comprueba que el mensaje viene de un usuario e inquilino autorizados. Del usuario autorizado se guarda su identificador asociado a un alias interno; en el registro de mensajes se guarda solo una huella (SHA-256) del identificador. |
| Identificadores del chat y del mensaje | Microsoft Teams | Se guardan para evitar respuestas duplicadas y para trazar cada respuesta. |
| Respuesta enviada por el bot y su referencia | Devora | Se guardan junto con la fecha y el estado del envío. |
| Eventos de auditoría (alta del chat, conexión, rechazos) | Devora | Se guardan con fecha, actor interno y resultado; no contienen el texto de los mensajes. |
| Registros técnicos del servicio | Devora | Incluyen referencias de trazabilidad y, solo la primera vez que escribes desde un chat aún no registrado, el identificador del chat y tu identificador de Entra ID, necesarios para darlo de alta de forma controlada. No incluyen el texto de los mensajes ni credenciales. Se rotan por tamaño. |
No se tratan datos sensibles de forma intencionada. No envíes al bot información personal ni información productiva (ver los Términos de uso del piloto).
5. Finalidad
Operar y verificar el piloto técnico: autenticar el mensaje, comprobar que el usuario y el chat están autorizados, responder, evitar duplicados y dejar evidencia de funcionamiento y seguridad.
6. Encargados, ubicación y transmisión internacional
- DigitalOcean aloja los servidores y la base de datos PostgreSQL administrada de Devora en la región NYC1 (Nueva York, Estados Unidos) y actúa como encargado del tratamiento por cuenta de Softgic S.A.S. Este alojamiento implica una transmisión internacional de datos personales a un encargado ubicado en Estados Unidos.
- Microsoft (Microsoft Teams y Bot Framework) transporta los mensajes y autentica al bot, según sus condiciones con el inquilino de Softgic S.A.S.
- Let's Encrypt emite los certificados HTTPS y no recibe datos de los usuarios.
- El acceso a los sistemas de Devora está restringido al equipo técnico autorizado de Softgic S.A.S. que opera el piloto. En este piloto no se envían datos a proveedores de inteligencia artificial.
7. Seguridad
- Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) y validación del token de Microsoft en cada mensaje; las solicitudes sin un token válido se rechazan.
- La credencial del bot se guarda solo en el servidor, en un archivo con acceso restringido; nunca en la base de datos ni en los registros. Las llaves internas se guardan como huellas (hashes).
- Servicios aislados en redes internas y acceso administrativo restringido.
8. Conservación y eliminación
Al cerrar el piloto se revoca la credencial del bot y se elimina la app de prueba. Cada sistema sigue su propia política:
8.1 Datos almacenados por Devora
Se conservan durante la vigencia del piloto y como máximo 30 días después de su cierre. Después se eliminan de la base de datos de Devora.
8.2 Respaldos automáticos del proveedor
La base de datos administrada de DigitalOcean genera un respaldo automático diario que, según la documentación del proveedor, se conserva 7 días. Los datos eliminados pueden permanecer en esos respaldos hasta que expiren.
8.3 Respaldos manuales, credenciales y registros técnicos
Se eliminan dentro de los 30 días siguientes al cierre. Lo hace el equipo técnico de Softgic S.A.S. que opera el piloto, que deja constancia verificable (listado de archivos antes y después de eliminarlos). Como se trata de almacenamiento en la nube del proveedor, eliminar significa borrar los archivos y, cuando corresponda, destruir los servidores; no se garantiza un borrado físico del disco más allá de lo que garantice el proveedor.
8.4 Mensajes en Microsoft Teams
Se rigen por las políticas de retención del inquilino de Softgic S.A.S. y no forman parte del ciclo de eliminación de Devora.
9. Derechos de los titulares
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso que se les da; solicitar su supresión o revocar la autorización cuando proceda; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Canal: legal@softgic.co.
- Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012) y los reclamos, en los términos del artículo 15 de la misma ley.
- Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio debes agotar el trámite de consulta o reclamo ante Softgic S.A.S. (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
10. Cambios
Si el piloto cambia lo que hace la app (por ejemplo, si incorpora inteligencia artificial), esta política se actualizará y se aprobará antes de aplicar el cambio.